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Fuir l'improvisation
Répétons-le inlassablement : ce n'est qu'après avoir effectué un bilan personnel, déterminé vos objectifs professionnels, rédigé CV et lettre de motivation ciblés que vous pouvez appeler l'entreprise pour solliciter un rendez-vous.
Un appel téléphonique, aussi bref soit-il, doit être préparé. L'improvisation risque de compromettre vos chances d'être sélectionné ultérieurement.
En effet, si une secrétaire vous met immédiatement en rapport avec le responsable des stages, comment allez-vous, en quelques secondes, structurer votre discours ? Vous devez, dans tous les cas de figure, avoir devant vous CV et lettre rédigés.
Choisir le lieu et le moment
Vous devez vous isoler pour téléphoner, vous éviterez tout bruit parasite. N'appelez pas d'un portable ni d'une cabine téléphonique (à moins que les conditions d'appel et d'écoute ne soient parfaites et que la cabine soit isolée !)
Si vous appelez un responsable...
Vous ferez preuve de « professionnalisme » si vous choisissez de téléphoner certains jours et à des créneaux horaires bien spécifiques. Il faut savoir que le lundi matin, début de semaine est souvent consacré aux briefings et aux réunions, le vendredi après-midi aux bilans ou au bouclage du travail hebdomadaire. Appelez tôt le matin (avant 9h) ou après 18h. Adaptez votre choix aux habitudes de l'entreprise (différenciez PME de 120 salariés, bureau d'études de 10 personnes, etc.)
Si vous n'êtes pas « en forme », différez votre appel...
Si vous appelez une secrétaire, tenez compte de ces paramètres.
Téléphoner
Un type de communication très spécifique
L'appel téléphonique ne permet pas de saisir le feed-back d'un échange. Pourtant, voix et gestes ont un impact sur votre interlocuteur... Si vous êtes nerveux, en déséquilibre sur un siège, tapotant un stylo sur la table, votre interlocuteur le percevra.
A plus forte raison, il ne manquera pas d'entendre le chewing-gum (à proscrire !), la respiration bruyante... bref, toutes les modulations de votre voix ! (un sourire peut soutenir votre effort !)
La méthode : obtenir un rendez-vous auprès de la secrétaire
Elle se résume en quelques règles simples :
Créer un « starter » de communication en exposant sans hésiter l'objet de votre appel, sans laisser supposer que l'on pourrait ne pas répondre à la demande. (aller directement à l'essentiel).
Faire des phrases très courtes et les enchaîner rapidement (faire en sorte que l'interlocutrice ne pose pas de questions embarrassantes).
Soigner son articulation (on doit vous comprendre sans aucun effort) et son débit (ni trop lent ni trop rapide).