Cette ressource constitue la troisième étape de la recherche de stage, l'aboutissement de la préparation et de la rédaction des écrits professionnels.

Elle présente la méthodologie de l'entretien : préalables, typologie et contextes, déroulement.

Elle incite l'étudiant à concevoir l'entretien comme le développement et le prolongement de l'argumentaire élaboré dans les deux premières phases.

Cette ressource permet une approche plus sereine de l'entretien préalable à un stage à condition que l'étudiant s'entraîne à mettre en application les notions abordées.

Lorsqu'on envisage l'entretien de recrutement, deux cas de figure peuvent se présenter : le candidat répond à une offre de stage ou bien il engage une candidature spontanée.

Dans le premier cas, l'entretien intervient la plupart du temps après l'envoi ou le dépôt de la lettre de motivation et du CV. Certaines entreprises pré-sélectionnent parfois les candidats lors d'un entretien téléphonique, la forme la plus difficile de la prestation orale (citons l'exemple d'un étudiant contacté chez lui, le matin, en anglais, par une grande entreprise française...)

Quelle que soit la situation envisagée, vous ne pouvez vous dispenser de préparer en amont votre candidature, votre argumentaire et de rédiger CV et lettre de motivation ciblée.

Cette étape représente donc l'aboutissement à la fois logique et chronologique des deux premières étapes de la recherche de stage :

Si vous avez observé rigoureusement cette méthode, vous devez avoir constitué un dossier de recherche de stage dans lequel figurent sept ou huit documents :

Votre dossier va vous permettre d'aborder sereinement l'entretien. Ce qui ne signifie pas que vous vous présentiez sans aucune préparation à cet « exercice oral » bien spécifique.

N'oubliez jamais que la raison d'être d'une entreprise ou d'un laboratoire n'est pas de former des stagiaires... Surtout à l'occasion d'une candidature spontanée, l'intégration d'un étudiant requiert certaines précautions afin de perturber le moins possible le rythme du travail et d'éviter toute erreur de choix.

Vous devez en être conscient, avant et pendant l'entretien, de façon à ne pas percevoir négativement telle question ou telle attitude...

De votre côté, vous êtes susceptible, grâce à vos compétences, d'apporter des solutions aux besoins de la société et de proposer des innovations. Un entretien sera réussi si l'étudiant sait persuader le professionnel de la nécessité d'une collaboration.

La connaissance des types d'entretien et de leurs règles est indispensable pour n'être pas surpris (e) et prévoir une véritable stratégie.

Nous aborderons ici une typologie simplifiée qui ne concerne que les stages. Les entretiens de recrutement pour un emploi seront l'objet d'une autre ressource. Le candidat est reçu par un professionnel, spécialiste ou non du domaine pour lequel il postule...

C'est le type d'entretien d'embauche le plus difficile. Mais lors d'une recherche de stage, il est rare que le recruteur conserve cette attitude pendant tout l'entretien. Cette technique appliquée à plusieurs candidats permettra au professionnel qui reçoit les étudiants d'évaluer plus rapidement les motivations de tel ou tel.

Le professionnel fixe donc, au départ, une « règle du jeu » que vous ne pouvez contourner. Il peut également limiter votre prestation dans le temps : « Vous postulez pour un stage dans notre entreprise, pouvez-vous vous présenter en quelques minutes ? » (variantes : « Pouvez-vous exposer vos motivations en trois/cinq minutes ? » « Parlez-moi de vous »)

Il est donc indispensable de préparer votre réponse à une telle question, somme toute, très légitime... Elle doit être construite et manifester une logique rigoureuse que nous aborderons dans la deuxième partie de la ressource.

Evitez une chronologie du type : « alors, d'abord, j'ai fait ceci, puis cela et enfin... ».

C'est un argumentaire ciblé et non un récit autobiographique. Vous devez expliquer ce que vous cherchez et ce que vous pouvez apporter à l'entreprise.

C'est le moins fréquent dans le cadre de la recherche de stage. Vous devez répondre à des questions très précises et on ne vous permet pas de prendre l'initiative du dialogue. Attention à ne pas digresser...

Cette technique est la plus fréquente. Vous répondez aux questions qu'on vous pose et vous n'hésitez pas à en poser à votre tour. Ainsi, vous montrez votre esprit d'initiative et surtout vous exploitez votre préparation.

Exemple : entreprise PALDEC

En candidature spontanée, à partir de vos recherches, vous avez réalisé une fiche sur les types de missions que l'on peut vous proposer (cliquez ici pour consulter cette fiche de recherche de missions).

Vous allez pouvoir poser des questions précises à partir de vos hypothèses. Si vous souhaitez obtenir une mission sur la mise aux normes ISO 9002, vous questionnerez votre interlocuteur sur la phase actuelle du cahier des charges.

Vous pouvez également insister sur votre expérience précédente dans l'entreprise.

Cliquez ici pour écouter une simulation (IUP GM3)

Le face à face

Vous êtes reçu dans l'entreprise par votre futur tuteur, un directeur du personnel, un responsable des stages voire le directeur lui-même (TPE-PME). Il est possible que vous rencontriez plusieurs interlocuteurs soit simultanément soit successivement. Sachez identifier le statut de chacun de vos interlocuteurs.
L'entretien téléphonique

Il faut l'éviter dans la mesure du possible, car, privé du feed-back visuel (communication non-verbale en retour), il vous sera très difficile de maîtriser la situation.

Nous allons cependant aborder les problèmes propres au médium téléphonique dans la partie suivante.

Fuir l'improvisation

Répétons-le inlassablement : ce n'est qu'après avoir effectué un bilan personnel, déterminé vos objectifs professionnels, rédigé CV et lettre de motivation ciblés que vous pouvez appeler l'entreprise pour solliciter un rendez-vous.

Un appel téléphonique, aussi bref soit-il, doit être préparé. L'improvisation risque de compromettre vos chances d'être sélectionné ultérieurement.

En effet, si une secrétaire vous met immédiatement en rapport avec le responsable des stages, comment allez-vous, en quelques secondes, structurer votre discours ? Vous devez, dans tous les cas de figure, avoir devant vous CV et lettre rédigés.

Choisir le lieu et le moment

Vous devez vous isoler pour téléphoner, vous éviterez tout bruit parasite. N'appelez pas d'un portable ni d'une cabine téléphonique (à moins que les conditions d'appel et d'écoute ne soient parfaites et que la cabine soit isolée !)

Si vous appelez un responsable...

Vous ferez preuve de « professionnalisme » si vous choisissez de téléphoner certains jours et à des créneaux horaires bien spécifiques. Il faut savoir que le lundi matin, début de semaine est souvent consacré aux briefings et aux réunions, le vendredi après-midi aux bilans ou au bouclage du travail hebdomadaire. Appelez tôt le matin (avant 9h) ou après 18h. Adaptez votre choix aux habitudes de l'entreprise (différenciez PME de 120 salariés, bureau d'études de 10 personnes, etc.)

Si vous n'êtes pas « en forme », différez votre appel...
Si vous appelez une secrétaire, tenez compte de ces paramètres.

Un type de communication très spécifique

L'appel téléphonique ne permet pas de saisir le feed-back d'un échange. Pourtant, voix et gestes ont un impact sur votre interlocuteur... Si vous êtes nerveux, en déséquilibre sur un siège, tapotant un stylo sur la table, votre interlocuteur le percevra.

A plus forte raison, il ne manquera pas d'entendre le chewing-gum (à proscrire !), la respiration bruyante... bref, toutes les modulations de votre voix ! (un sourire peut soutenir votre effort !)

La méthode : obtenir un rendez-vous auprès de la secrétaire

Elle se résume en quelques règles simples :

Créer un « starter » de communication en exposant sans hésiter l'objet de votre appel, sans laisser supposer que l'on pourrait ne pas répondre à la demande. (aller directement à l'essentiel).
Faire des phrases très courtes et les enchaîner rapidement (faire en sorte que l'interlocutrice ne pose pas de questions embarrassantes).
Soigner son articulation (on doit vous comprendre sans aucun effort) et son débit (ni trop lent ni trop rapide).

Lorsque vous avez obtenu un rendez-vous et que vous vous présentez devant un recruteur, votre objectif est de le convaincre définitivement du bien fondé de votre candidature.

Si vous répondez à une offre de stage, vous serez en concurrence avec d'autres étudiants issus de formations équivalentes à la vôtre. Ne l'oubliez pas. La situation, dans ce cas est très proche de l'entretien d'embauche. Votre préparation vous a permis, grâce à la fiche de décryptage d'une annonce, de prévoir votre argumentation et les diverses questions à poser au cours de l'entretien.

Si vous avez envoyé une candidature spontanée, n'ayez aucune illusion : à part de rares exceptions, l'entreprise (PME ou TPE !) reçoit quotidiennement des dizaines de candidatures spontanées (Lycées professionnels, IUT, Ecoles d'ingénieur, IUP1/2/3).

Elle vous a pré-sélectionné(e) à partir d'hypothèses plus ou moins précises. Parfois, le professionnel qui vous accueille n'a pas eu le temps d'approfondir ce qui pourrait constituer votre « mission »...

Votre tâche est donc de lui apporter la certitude que vous êtes une solution à tel ou tel type de problèmes. C'est un exercice difficile dont la préparation représente le principal facteur de réussite...

Votre dossier de candidature (voir la ressource sur « La préparation ») comporte une fiche de recherche de missions qui vous a permis de construire en amont l'argumentaire de votre lettre de motivation. Cette fiche doit à nouveau vous servir pour préparer votre entretien.

Vous aurez tout intérêt à vous placer du point de vue du professionnel recruteur. C'est, en effet, la seule façon de comprendre ce que l'on attend de vous.

Le défaut le plus fréquent consiste à adopter, lors d'un entretien, une attitude défensive comme si l'on se trouvait devant un « tribunal de police »...

Vous devez avoir conscience de votre initiative première : répondre à une annonce ou envoyer une candidature spontanée. Vous avez sollicité une entreprise dans les deux cas, vous êtes pré-sélectionné (e),votre présence, ici, face à cette personne qui vous reçoit, renvoie à une détermination personnelle, en toute connaissance de cause.

Vos écrits manifestaient déjà une volonté de convaincre, l'entretien devient le moment clé de votre argumentation.

Le recruteur en vous recevant a une représentation positive de votre candidature, sinon il ne vous aurait pas reçu(e). Cette certitude va vous servir de tremplin pour concevoir l'entretien comme une mesure de vos compétences et une négociation, non comme un jugement porté sur votre valeur ou votre personnalité.

Vous argumenterez mieux si vous vous envisagez le point de vue de votre interlocuteur, ses exigences, ses repères.

On peut délimiter trois champs d'observation (qui, bien entendu, se recoupent et interfèrent) :

Partons d'un exemple : Jean LUCHAT se présente chez SMIT, entreprise de production de pâte à papier, il sait que cette entreprise est susceptible de lui proposer un sujet d'étude sur un aménagement spécial de machine pour améliorer la productivité ou la sécurité. Il a adressé au DRH un dossier de candidature.

Expérience professionnelle
2000	TRACK PAPER (47) service maintenance, stage de 8 semaines Dans le cadre de l'ISO 9002, aménagement de machine Optimisation d'un système d'aspiration par ventouse Economie de l'ordre de 48 000 F sur la fabrication du système
1999	TRACK PAPER (47) service maintenance, projet de 140 heures Etude d'une transmission par poulie/courroie Rédaction d'un plan d'entretien préventif Optimisation de la transmission
1999	1999 COMAT (47) emploi temporaire d'un mois Opérateur sur machines automatisée (service raccords).

L'entretien va servir à confirmer que les missions, les réalisations et les résultats correspondent bien à ce qui est présenté sur le CV car l'entreprise souhaite lancer une étude sur la baisse de rendement d'un séchoir. Elle s'est fixé un impératif d'augmentation de la production de 10 à 15%.

Le DRH a déjà reçu deux candidats, un étudiant de 2ème année d'IUT Génie Mécanique et Productique, un élève ingénieur de 2ème année. Il reçoit Jean LUCHAT étudiant en 2ème année d'IUP Génie Mécanique, seul candidat ayant une expérience du secteur papetier.

Il va vérifier des compétences à partir du discours de l'étudiant qui doit faire preuve :

Quel que soit le type d'entretien choisi par le recruteur, le candidat devra répondre à une, deux, dix, vingt questions...

On classe en général les questions en questions ouvertes et questions fermées.

Au début d'un entretien, le recruteur posera des questions ouvertes (la plus « ouverte » étant : « pouvez-vous vous présenter ? »).

A travers les réponses émises par le candidat, il percevra un certain nombre d'éléments donnant lieu à des hypothèses qu'il vérifiera à l'aide de questions fermées.

Questions ouvertes, questions fermées. Pour en savoir plus...

Les questions ouvertes requièrent une structuration rigoureuse de la réponse. Par exemple, la question : « parlez-moi de vous » entraînera une réponse construite et ciblée.

La plupart du temps, elle se réduira au plan suivant :

Le profil professionnel
Le profil personnel

Même si elle est construite, cette réponse n'est pas satisfaisante car il faut bien comprendre que le recruteur n'attend pas une autobiographie, un récit mais des arguments qui montrent la motivation du candidat pour travailler dans son entreprise.

Construisez plutôt ainsi :

Objectifs professionnels (court, moyen, long terme) : les raisons de s'adresser à cette entreprise.
Expérience, missions, réalisations, résultats : les compétences à mettre en jeu dans une mission éventuelle (propositions).
Points forts personnels (toujours en fonction de l'entreprise ciblée).

Un plan type peut être appliqué à toutes les questions concernant l'expérience, le plan CMTR :

                    Contexte industriel

                    Mission

                    Tâches effectuées

                    Résultats

Exemple (cliquez ici pour revoir le contexte de l'exemple)

Le recruteur de SMIT (33) leader de l'industrie papetière, pose à Jean LUCHAT la question suivante :

Question initiale :

« Parlez-moi de votre expérience dans le secteur de l'industrie papetière ? »

Réponse :

Contexte industriel général (c'est la même entreprise qui a accueilli deux années de suite l'étudiant) : En 1999 et 2000, j'ai collaboré avec le service maintenance de l'entreprise TRACK PAPER : 140 heures de projet et 8 semaines de stage.

Mission 1 : En 1999, le service avait un problème à résoudre sur une transmission poulie/courroie. Monsieur X m'a proposé d'effectuer un projet sur ce dysfonctionnement.

Tâches effectuées 1 Grâce à mon étude, l'entreprise a pu appliquer un plan d'entretien préventif et la transmission a été optimisée.

Résultats 1 : Mon travail a donc donné pleine satisfaction et l'année suivante, lors de mon stage de DUT, le service maintenance m'a proposé un mission où j'ai pu avoir encore plus d'initiatives.

Mission 2 : Cette fois, je devais aménager une machine dans le cadre de la mise aux normes ISO 9002.

Tâches effectuées 2. Mon étude a optimisé un système d'aspiration par ventouse dans la perspective d'une réduction des coûts.

Résultats 2 : A la fin de mon stage, l'entreprise a validé ma proposition qui lui permettait une économie de 48000F sur la fabrication du système.

Ne pas arriver à poser au moins une question dans le cadre d'un « entretien dialogue » relève de l'échec... Le recruteur évalue votre capacité à questionner et à prendre l'initiative.

Par conséquent, si vous attendez qu'à la fin de l'entretien on vous demande : « Avez-vous une question ? », vous avez raté votre cible...

Vous devez anticiper puisque vous êtes susceptible de proposer des hypothèses de missions à réaliser dans l'entreprise... Toute votre préparation implique le fait de questionner.

Un grand nombre d'étudiants s'abstient de poser des questions par peur de paraître prétentieux. Eliminez ce doute, soyez aussi naturel que possible.

Ne posez pas de questions auxquelles le recruteur aurait déjà répondu... ou trop de questions.

Quelle que soit l'attitude du recruteur au début de l'entretien, vous devez prendre l'initiative à un moment ou un autre. Plus vous poserez de questions pertinentes sur les besoins de l'entreprise, le poste occupé, la mission, les responsabilités, plus vous forcerez l'interlocuteur à entrer dans un contexte de négociation et d'acceptation tacite de votre candidature.

Votre lettre de motivation aura exprimé un certain nombre de compétences en rapport avec les attentes de l'entreprise. Elle est le résultat du travail effectué en amont (voir la ressource sur « La préparation »). Avant l'entretien, vous aurez mémorisé votre « base de données », vous pourrez ainsi, au fur et à mesure du dialogue mettre en avant les compétences qu'attend votre interlocuteur.

Toute communication repose sur des paramètres verbaux et non-verbaux. Le recruteur va saisir tous les indices comportementaux qui révèlent votre personnalité.

Il s'agit de l'expression de votre visage, de vos regards, de vos gestes, de votre attitude, bref, de tout ce qui concerne la part du corps dans une relation de communication (on l'estime à 60/70 % de toute interaction). S'il est difficile de tout maîtriser lors d'un entretien (on court le risque de paraître peu naturel, emprunté...), il faut observer un certain nombre de règles simples dont le non-respect entraînerait chez le recruteur des a-priori négatifs.

Evitez les gestes, les attitudes parasites ou trop révélateurs.

Certains gestes de nature « égocentrique », appelés aussi des « auto contacts » perturbent la communication et donnent à votre interlocuteur des informations sur votre véritable état d'esprit... Remonter sans cesse ses lunettes, tortiller ses cheveux, tyranniser son stylo, rassure le candidat mais inquiète le recruteur...

Affirmer que l'on a un caractère calme et serein alors qu'on agite frénétiquement ses jambes sous la table en pensant ne pas être vu, constitue un contre-discours corporel !

Certes, le professionnel saura mettre cette agitation sur le compte du stress... mais à partir du moment où vous êtes en concurrence avec un autre stagiaire et lorsque l'entreprise est réticente à prendre des étudiants en stage, autant mettre toutes les chances de votre côté...
Adoptez une attitude d'écoute active, allez vers votre interlocuteur.

Par exemple, garder les bras croisés pendant tout l'entretien équivaut à chercher à se protéger... Or, si vous êtes présent à ce rendez-vous, c'est que vous voulez offrir à l'entreprise votre collaboration, vos compétences et donc aller vers elle.

Illustration d'une gestuelle vivante

Le thème abordé est celui de la R&D. L'étudiant retient d'abord sa gestuelle, puis elle devient expressive : le geste accompagne le discours et se veut démonstratif.

N'hésiter pas à sourire, adoptez un air avenant...

Rien de pire pour un recruteur que le face à face avec un « accusé » de 20 ou 24 ans... C'est de vous aussi que dépend le climat du rendez-vous, ne vous placez pas d'emblée en situation d'être jugé par un tribunal !
- Regardez votre interlocuteur (même s'il prend des notes), ou vos interlocuteurs...
- Parlez assez fort, n'obligez pas le professionnel à vous demander de répéter.
- Articulez, soignez votre débit, votre rythme (ni trop rapide, ni trop lent). N'avalez pas les mots...

Indépendamment du contenu, soyez vigilant sur la forme.

Votre diction sera parfaite, votre expression doit relever d'un niveau de langue courant, voire soutenu... Vous êtes en situation professionnelle (vous pourriez vous adresser à un client, à un fournisseur), votre discours est donc clair (évitez les jargons) et précis.
Evitez le revers, le renvoi systématique de la question posée. Ce n'est pas un match de tennis...
N' hésitez pas à demander à votre interlocuteur de reformuler si vous n'avez pas bien compris la question (n'abusez pas de ce type d'intervention !)

En un mot, soyez naturel...

N'oubliez pas les règles essentielles de politesse (ponctualité, présentation, attente d'une invitation à s'asseoir, prise de notes éventuelle, prise de congé).

Pensez également à présenter des « preuves » tangibles de vos compétences : un rapport, parfaitement rédigé, qu'en prévision, vous avez amené avec vous, pourra être proposé pendant l'entretien pour mieux faire comprendre tel ou tel point technique mais ne l'imposez pas...

Si vous avez su vous présenter vos compétences, exposer votre projet professionnel en adéquation avec les besoins de l'entreprise, montrer votre sens de l'initiative, votre curiosité, l'issue de l'entretien ne fait désormais plus aucun doute ! Vous avez obtenu un stage dont les résultats figureront en bonne et due place sur votre futur C.V.

Techniques de recherche de stage L'entretien

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